Kravene til konkurrencedygtighed øges dagligt. Det stigende fokus på lønsomhed og produktivitet stiller store krav til danske virksomheders evne til løbende at forbedre deres koncepter og services. Nye koncepter dukker op og nye virksomheder vinder ind, hvilket stiller store krav til en virksomheds tilpasningsevne, hvis den fortsat skal være konkurrencedygtig og skabe vækst.
Optimering af de administrative arbejdsgange
Vækst forudsætter, at virksomheder er skarpere end deres konkurrenter og i stand til at øge effektiviteten.
Traditionelt har virksomhederne haft fokus på effektivitetsforbedringer, som forbedrer lønsomheden af dens produkter og ydelser. Denne indgangsvinkel er selvfølgelig fornuftig, men ofte prioriteres de administrative arbejdsgange ikke på samme niveau, hvilket betyder at danske virksomheder i jagten på vækst og nye markeder, går uden om de helt ”lavt hængende frugter”.
I mit daglige arbejde i en service/software virksomhed, hvor vores fokus er rettet mod at effektivisere de administrative arbejdsgange for vores kunder, er det min helt klare oplevelse, at udviklingen går meget stærkt – til tider kan vi næsten ikke selv følge med. Hvis vi ikke kan følge med, så kan jeg sagtens forstå, at virksomheder nogen gange bliver usikre på, hvor der skal sættes ind i effektiviseringen af de administrative funktioner, og resultatet er som ofte, at der ikke bliver gjort noget.
Fokus på manuelle, tunge rutiner
Men hvad kan du gøre? Mit råd er først og fremmest, at fokusere på områder, hvor arbejdsbyrden virker åbenlyst manuel og tung. Et eksempel er håndtering af leverandørfakturaer, som fortsat i mange i virksomheder kræver mange berøringsflader og er håndteringsmæssig tung.
Men der findes løsninger i dag, som afhjælper dette og næsten eliminerer al menneskelig berøring – bedøm eksempelvis dette flow:
1. En leverandørfaktura modtages elektronisk
2. Godkendes via en tablet, hvor fakturaen kan fremvises visuelt
Herefter skal der ikke gøres mere – betalingen sker automatisk og al bogføring/udligning sker helt uden menneskelig indblanding. Der er en verden til forskel i forhold til manuel kontering, godkendelse, bogføring, betaling m.v..
”Sådan har vi altid gjort”
Tilsvarende oplever vi ofte, at indrapporteringen af variabelt løninput sker via metoder, baseret på tesen: ”Sådan har vi altid gjort”. Ferie indrapporteres via en mail, timer via Excel, ferie per telefon etc.. Gamle vaner som disse fører ofte til dobbeltregistreringer, risiko for fejl og unødig tidsforbrug på håndtering af information, som på en meget simpel og enkel måde, kan håndteres i en web-portal – som deler data med lønsystemet og andre relevante systemer – så er man nået langt.
Kritisk gennemgang af rutiner
Jeg kunne fortsætte med at komme med eksempler, men mit vigtigste budskab er, at virksomheder kan hente rigtig meget ved fortsat kritisk gennemgang af alle administrative rutiner. Og resultatet heraf? – du kan frigøre ressourcer til at fokusere på det vigtigste, nemlig at vækste egen forretning i et stigende konkurrencepræget marked.
