Lad mig starte med et (regne-)eksempel:
En myndighed har fået en bevilling til et nyt it-system. Bevillingen er på kr. 2 mio. Myndigheden bruger kr. 200.000 på en rådgiver til at lave udbudsmaterialet og på en advokat, som sikrer at alle formaliakrav til proces og kontrakt er opfyldt. Der er nu kr. 1,8 mio. tilbage til at købe en løsning for.
Projektet annonceres som EU-udbud, da det forventede budget er overudbudsgrænsen (931.638 kroner for staten, 1.438.448 kroner for regioner og kommuner).
8 leverandører bruger hver 50 timer (=kr. 50.000) i arbejdstid på at skrive en prækvalifikationsanmodning. Det giver en ”regning” på kr. 400.000.
Myndigheden prækvalificerer 5 leverandører til at skrive tilbuddet. De 5 leverandører bruger hver 400 timer (=kr. 400.000) på at skrive tilbuddet. Det giver en ”regning” på kr. 2 mio.
Samlet set har leverandørerne nu brugt kr. 2,4 mio. på at blive prækvalificeret og skrive tilbud.
Myndigheden udvælger nu én leverandør til at udføre opgaven. Lad os nu sige, at leverandøren har vundet opgaven med en pris på kr. 1,8 mio. og at leverandøren har en fortjeneste på sit arbejde på 15 %, svarende til kr. 360.000.
Samlet set giver ovenstående tal følgende regnestykke:
| Omsætning til leverandøren |
1.800.000 |
| Omkostninger i forbindelse med leverancen (løn m.m.) |
1.440.000 |
| Fortjeneste til leverandøren |
360.000 |
| Omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmateriale og tilbudsskrivning |
– 200.000 – 2.400.000 |
| Samlet samfundsøkonomisk værdi af udbuddet |
-2.240.000 |
Note 1: Jeg har brugt en timepris på kr. 1.000 for leverandørens arbejde. Dette svarer til en gennemsnitlig timepris som leverandørerne kan fakturere for udført arbejde og er altså i ovennævnte eksempel et udtryk for tabt arbejdsfortjeneste. Den reelle omkostning til løn m.m. er lavere, men da jeg forudsætter at leverandøren i den konkrete situation kan vælge mellem at skrive tilbud og udføre fakturerbart arbejde, så er det den timepris, der er anvendt.
Note 2: Ovenstående regnestykke er naturligvis forsimplet noget. Der mangler f.eks. indtægter til staten i form af selskabsskat og personlig skat. Der er ikke medregnet moms. Der er heller ikke medregnet den samfundsmæssige værdi af at myndigheden har fået et ny it-system. Jeg har heller ikke taget højde for, at det i mange tilfælde tager langt mere end 400 timer at skrive et gennemarbejdet tilbud. Og der mangler sikkert flere ting. Men, selv om dette også blev medregnet, så vil det ikke ændre det samlede billede i regnestykket.
Nu må man ikke misforstå mig. Jeg vil gerne have konkurrence og jeg er ikke fortaler for, at en myndighed frit skal kunne vælge en leverandør efter personlige eller andre præferencer. MEN, der er alvorligt brug for at se på to ting:
1) Tærskelværdierne for hvornår noget skal i udbud skal hæves
2) De procesmæssige omkostninger for myndighed og tilbudsgivere skal sænkes, så det for alle parter er mere økonomisk fornuft i at deltage i udbud
I artiklen i Computerworld citeres både Trine Bramsen (Socialdemokratiet) og Michael Aastrup-Jensen (Venstre) for at ville tage emnet op til debat, når Danmark har EU-formandsskabet fra 1. januar 2012. Den debat glæder jeg mig meget til at deltage i. Det bliver spændende at følge og vigtigt for den fortsatte digitalisering af Danmark!
